امروزه سازمان‌ها و شرکت‌ها در سراسر دنیا به دنبال یافتن راه کارهایی به منظور ایجاد فرآیندهای منظم و رسمی مدیریت پروژه و همچنین نظم‌دهی هرچه بیشتر سازمان خود در انجام پروژه‌های جاری در قالب زمان، بودجه و سطح کیفی مورد نیاز هستند. این مهم فقط از طریق انجام فرآیندهای معمول مدیریت پروژه امکان پذیر است.
بسیاری از سازمان‌ها با استفاده از ایجاد و راه اندازی دفاتر مدیریت پروژه سعی در نظم‌دهی و شکل‌دهی هر چه بیشتر به فرآیندهای مدیریت پروژه خود دارند. شرح وظایف و اهداف متنوع و گوناگونی را می‌توان بر اساس نیازها و ویژگی‌های سازمان از راه اندازی و استقرار دفتر مدیریت پروژه انتظار داشت. مهم‌ترین انتظاری که از دفتر مدیریت پروژه سازمان می‌رود ایجاد فرآیندهای منظم و یکپارچه مدیریت پروژه در قالب متدولوژی واحد مدیریت پروژه می‌باشد که بسته به حیطه اختیار و دامنه نفوذ فعالیت‌های دفتر مدیریت پروژه، زمینه‌های آموزش مدیریت پروژه، مشاوره و هدایت پروژه‌ها، ممیزی دوره‌ای نظام مدیریت پروژه، گزارش‌دهی، مدیریت سبد پروژه‌ها و در نهایت تلاش در جهت رشد و توسعه مدیریت پروژه سازمان از جمله ویژگی‌های مهم و کلیدی آن واحد می‌باشد.
نتایج حاصل از طراحی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
- یکپارچه سازی سیستم ها، روش ها، رویه ها و دستورالعمل های مدیریت پروژه در پروژه های تحت نظرPMO
- تهیه درس آموخته های اجرایی پروژه ها و در اختیار گذاردن آنها برای سایر پروژه ها
- تهیه سیستم اطلاعات مدیریت پروژه ها ی تحت نظر PMO (سیستم یکپارچه گزارش دهی)
- مدیریت یکپارچه منابع موجود (نیروی انسانی ، ماشین آلات و مصالح) پروژه ها ی تحت نظر PMO
- شناسایی بازار کسب و کار آینده و پیگیری ایجاد مقدمات لازم
- یکپارچه سازی استاندارد های کیفی مورد نظر در پروژه ها
- ایجاد جایگاه راهبری و رایزنی بر مدیران پروژه ها
- تهیه و استفاده از بانک اطلاعات پیمانکاران و مشاوران جزء موفق در پروژه ها
- تهیه و استفاده از بانک اطلاعات فی قیمت پیمانکاران جزء در پروژه ها
- نظارت مرکزی بر زمان و هزینه (با دید ارزش کسب شده در پروژه های زیر مجموعه براساس روش های نوین)
- پیگیری استفاده از روش های نوین موجود در پروژه ها
- شناسایی افراد مستعد و توانمند در زمینه مدیریت پروژه و تهیه مسیر رشد برای استفاده در آینده
- تهیه لیست نقاط ضعف ، قوت ، فرصت ها و تهدیدات و ارائه راه کار
- ایجاد دستورالعمل تهیه برنامه زمانبندی سالانه بر اساس بودجه مورد نظر و تلاش در اجرایی نمودن دستورالعمل
- بررسی دستورالعمل های موجود و صادره جدید توسط معاونتها و مدیران به دلیل عدم منافات با برنامه های PMO
